Е-адресе изван уреда: Све што бисте требали (и не би требали) садржавати

У радном свету постоји још неколико акронима добродошлице од „ООО.“ Поред тога што су врата обећања безбрижног постојања, постављање Порука изван службе у вашој радној е-пошти је практичан начин да обавестите сараднике и клијенте да ће вам бити тешко - ако не и недоступни - за одређену количину времена. Дакле, иако нема потребе да га претерујете (овде не пишете роман), није битно шта сте укључили.

Можда ће се осећати помало неспретно и роботизовано да напишете поруку ван уреде, али потребно је и корисно за оне који би могли покушати доћи док пијуцкате Маи Таис на плажи или пешачите Мацху Пиццху. (Осим тога, постављање удаљене поруке помоћи ће вам да се искључите из мреже и опустите ако имате проблема да напустите посао.) Ево шта треба рећи (а шта не рећи) у аутоодговору с одмора.

ПОВЕЗАН: 9 начина да уштедите за одмор који заслужујете

1. Укључите поздрав и одјава.

Наравно, начин на који покрећете ООО поруку зависиће од ваших личних преференција и радног окружења. Иако велико "здраво" није апсолутно неопходно, морате почети негде, и лепо је додати људски додир. Ако скочите право у „тренутно сам изван канцеларије ...“ осећате се превише чудним и одвојеним према вама, лагано уђите у њега једноставним „Здраво тамо“ или „Хвала на вашој е-пошти“.

Исто важи за ваш потпис. Нема на чему да завршите са датумом вашег повратка, али ако има смисла прекинути нешто попут, "Хвала!", "Најбоље (ваше име)" или "Супер се проведите викендом (или убаците овде празнике!"), идите за то.

2. Укључите колико ћете бити напољу.

Спомените датуме почетка и завршетка: „Путујем од 3. до 7. јула и нећу проверавати е-пошту. Одговорићу на вашу белешку чим будем могао кад се вратим у канцеларију 8. јула. "(Не заборавите да искључите одговор на одмор када се вратите!).

3. Укључите да ли ћете проверавати е-пошту или не.

Госта порука није корисна само када идете потпуно ван мреже. Можда путујете због посла или радите на даљину, чинећи комуникацију спорадичном и ВиФи везу јадном. Ако нећете проверавати или одговарати на е-поруке, реците то (види горњи пример). У супротном, корисно је поставити поруку која упозорава људе да нећете бити поуздано доступни због обавеза путовања или на лицу места. Све је у томе да поставите очекивања за оне који покушавају да вас контактирају. На пример: „Хвала на ноти! Путујем за фотографисање до 3. јула и периодично ћу проверавати е-пошту / имати ограничен приступ е-пошти и можда ћу споро одговарати. “

4. Укључите како да вас контактирају (ако уопште).

Ако ћете бити доступни у неком својству, зацртајте како тачно да ступите у контакт. На пример: „Нећу да проверим е-пошту, али ако требате да ме контактирате из било којег разлога, обратите ми се на моју ћелију ...“ Или: „Ако је временски осетљиво, слободно ми пошаљите е-пошту. на (датум када се вратите), тако да је то на врху моје пристигле поште. "Или:" За хитне захтеве контактирајте (име асистента, колеге, фрееланцера или другог доступног уреда покривеност) ”. Пре него што у свој ООО продамо податке о контактима другог сарадника, обришите их са њима - чак и ако сте њихов надређени, пријава је и даље љубазна.

5. Избегавајте непотребне личне податке.

Ако немате породиљни / очински допуст или се венчате тог викенда (!), То је сасвим у реду да укључите - али то је приближно онолико колико лично дељење треба да буде аутоматски одговор. Размислите о томе како бисте могли реаговати на нечију удаљену поруку у којој се помиње превише личних детаља. Желите да особа на крају пријема зна а), без обзира на то да ли ћете одговарати на е-пошту или б), када могу да очекују да вам се јави. Све друго је вероватно ТМИ, па нека буде једноставно.

ПОВЕЗАН:Најбољи начин за пријаву е-поште, ако желите брзи одговор