11 тајни објављивања лоших вести на послу

Дајте повратне информације брзо, али не одмах.
Не чекајте годишњи преглед да бисте указали на подручја побољшања. Брзо скрените пажњу на проблеме како би вам детаљи били свежи у главама. Дан након инцидента то је слатко место; мало времена угуши превише вруће емоције и омогућава вам да се припремите и будете пажљивији својим речима. "У овом тренутку обје стране ће имати снажнију, мање корисну реакцију", каже Јеннифер Портер, управљачки партнер компаније Бода Гроуп, фирма за развој вођства и тима. Годишњи или квартални прегледи треба да обухвате циљеве и усредсреде се на повратне информације будућности - на пример, на шта неко треба да уради више или мање за напредовање у каријери („Ако бисте постали стручнији у анализи података, видим вас како скачете ка следећем ниво “).

Сетите се своје намере.
Размислите зашто желите да делите повратне информације. „То радите зато што желите да помогнете особи да успе“, каже Портер. Тада се може осећати мање добронамерним од тога - можда мислите да требате само сузбити лоше навике или поправити неуредан рад - али било какве повратне информације помажу вашем тиму да учи и расте. Такође желите да придобите њихово поверење. "Ако не доставите повратне информације, неко други неће и можда неће радити тако добар посао као што бисте имали", каже Фреиан Биллимориа, директор одељења за људе Скиллсхаре, заједница за учење путем интернета. Током разговора изразите намеру. Реци: "Кажем вам то јер ме брине о вама и желим да будете што ефикаснији."

Размислите о садржају, а не о испоруци.
Многи менаџери брину како ће ублажити ударац уместо онога што ће рећи, каже Портер. „То је попут припреме за говор и фокусирања на оно што ћете обући, а не на садржај презентације“, напомиње она. Запитајте се: „Шта је моја суштинска порука? Шта се надам да ће ова особа одузети разговор? Шта желим да се догоди следеће? “Запишите шта ћете рећи и вежбати под тушем или од поузданог колеге. Нула у понашању или акцији, уместо да разговара о осећајима и дајте конкретне примере, попут „Приметио сам да сте шест пута прекидали људе на том састанку“ (насупрот „Непристојни сте) сарадници “).

ПОВЕЗАН: Ево тачно како да добијете флексибилан распоред на послу

Започните с питањем.
Расправа треба да буде дијалог, а не монолог. Реците, „волео бих да разговарам са вама да поделим неке повратне информације. Је ли то у реду? "Људска је природа рећи да, али ако тражите дозволу, можете ојачати везу, каже Портер. Друга тактика: Нека друга особа води разговор. Реци: „Волио бих разговарати с тобом Икс. Шта мислиш да је прошло добро? Шта мислите да нисте? “Дајте свом запосленом да одговори. "У многим случајевима они већ знају где им недостаје", каже Фран Хаусер, аутор Мит о лепој девојци ($16; амазон.цом). "Када разговор замишљате као сарадњу уместо критике, тон је подржавајући."

Користите мање речи.
Будите што је могуће прецизнији. Нејасне или клишејевске фразе („Морате да радите на свом извршном присуству“) или повратне информације о преслатком шећеру збуњују слушаоца, повећавајући вероватноћу да ће им потпуно пропустити став. „Ако користите 100 речи да неко каже да је пропустио рок, претерано објашњавате“, каже Портер. И након што напуните речи за пуњење и омекшиваче („знам да сте презапослени“), повратне информације почињу да се осећају лично и да пристрасност може ући у њих, каже Биллимориа. Уместо тога, пређите на суштину и помените шта сте приметили. Реци: „Приметио сам да смо пропустили рок за последња два извештаја. Шта се десило?"

Не спуштајте своју поруку.
Уобичајена навика сендвича негативних повратних информација између две кришке хвале може бити инстинктивна, али то је једна од највећих грешака које менаџери праве, каже Биллимориа. Сакривање повратних информација унутар комплимента који вам одбацују снагу извлаче из ваших ријечи. „Људи виде да долази; тада ће одбацити позитивну, чекати негативну и неће веровати ономе што имате да кажете “, каже Портер. Шта можете учинити да будете љубазни, али директни: повратне информације изразите позитивно, каже Хаусер. Реците: „Много иде добро, али имам конструктивне повратне информације о неким стварима којима је потребно побољшање“ или „Имам неколико савета који би вам могли помоћи“.

ПОВЕЗАН: Добро се позабавите примљеним поштом помоћу ових савета за управљање е-поштом од професионалца

Наведите контекст.
Зашто вас брига да ли неко доставља посао касно? Или презентације не форматирају савршено? Одговори вам могу бити очигледни, али запослени мора схватити зашто стоји иза ваших повратних информација. Покушајте да ставите одређене белешке у већу слику - на пример, „Кад наше одељење касни са послом, то утиче и на друге тимове“ или „Када су ваше финансијске информације изгледа неусклађено, може пружити људима недостатак поверења у ваше бројеве. “Објашњење зашто су ваше повратне информације важне, каже Хаусер, може вам олакшати испоруку и чути.

Будите емпатични.
Тешко је примати критичке коментаре. „Није важно колико сте вешти у пружању повратних информација. И даље штује ", каже Портер. Не будите претерано оштри, слушајте перспективу друге особе и будите мирни. Такође, избегавајте реч „ви“ ако можете. „Суптилни избори речи могу да поговоре разговор као дијалог, а не као напад“, каже Хаусер. На пример, уместо да кажете: "Ово је оно што мислим да сте могли и другачије", реците: "Мислим да је ово могло бити и другачије."

Учините то лицем у лице.
Доношење тешких вести путем е-поште или телефона је примамљиво, али лични састанак (или преко Скипеа или ФацеТиме-а) је ефикаснији, каже Хаусер. Омогућава вам да читате невербалне знакове и емоционалне намере једни другима. „Бити лицем у лице је једини начин да осигурате да друга особа осети ваше саосећање“, каже Хаусер. Такође, ако не можете видети свог запосленог, биће теже разабрати да ли су узнемирени због тога или чак обраћају пажњу на то што говорите. „Седите равно и одржавајте контакт очима, без обзира колико било тешко,“ каже Хаусер.

Имајте план праћења.
Затворите разговор разговором о следећим корацима. Питајте како можете бити корисни и одлучите заједно када бисте требали поново разговарати (данима, недељама или месецима касније, у зависности од проблема). Затим се јавите за дан или два да видите како се друга особа осећа. Природно је да прималац повратних информација одступи мало рањен од разговора, чак и ако је био продуктиван, каже Портер. "Морате људима дати времена да обраде", каже Биллимориа. „Кључ јаких веза је враћање петље.“ Када то учините, заслужићете поверење, што ће олакшати дељење повратних информација следећи пут.

Не заборавите такође да дате довољно похвале.
Укључивање позитивних повратних информација у вашу рутину - немојте их само угурати у непријатне разговоре. Поанта није само у постављању људи или додељивању трофеја свима; позитивне повратне информације су алат за професионални развој. Пре свега, то је конструктивно - корисно је да људи знају шта раде добро како би и даље могли да раде. Друго, помаже у стварању културе која је отворенија и толерантнија према повратним информацијама, каже Портер. Будите конкретни и овде. Реците, „Свидја ми се начин на који сте решили тај изазов“ или „ценим што сте разговарали са другим одељењима да бисте добили њихову куповину.“ И реците то често. „За сваки део критике треба да дате најмање пет делова похвале“, каже Хаусер. „Ово доводи људе до места где жуде за повратним информацијама.“