5 Савети за управљање е-поштом

Сваки производ који имамо је независно изабран и прегледан од стране нашег уредништва. Ако обавите куповину користећи укључене везе, можда ћемо зарадити провизију.

1. корак: Креирајте директоријуме

Када свој ин-бок користите као задану похрану, он брзо постаје дигитална фиока за смеће, што проналази оно што вам треба ситно, каже Пегги Дунцан, стручњак за личну продуктивност у Атланти. Знате да можете ручно сортирати поруке у мапе, али јесте ли схватили да можете поставити филтере који аутоматски усмјеравају поруке до њихових домова? На пример, обавештења са Фацебоока могу прећи директно у фасциклу Социал Медиа. (Гмаил то ради аутоматски, али можете подесити сличан систем и код других услуга е-поште.) Све то Е-маилови једне врсте, попут билтена, груписани су у сопствену мапу, можете их обрисати једним кликни. Број мапа са којима радите и како их именовати треба да зависи од ваших потреба.

Корак 2: Циљ за само 20 предмета у вашем сандучићу

Да, озбиљно. Двадесет е-маилова значи да можете видети целу кутију без померања. Чим обрађујете поруку, поднесите је или је обришите. У сандучићу су само поруке из прошле недеље на које још морате да одговорите.

Корак 3: Придржавајте се распореда

Читање е-маила спречава продуктивност. За професије у којима је стална комуникација пресудна, успостављање распореда можда није реално. Али ако дуго и напорно гледате на свој посао, можда ћете схватити да је корисно одредити време читања сваких 60 или 90 минута. Подесите упозорења у свом календару док не будете у рутини. „Ако неко треба да вас контактира, назваће вас,“ каже Марсха Еган, ауторка књиге Инбок Деток и навика е-поште изврсности ($20, амазон.цом). Ако на телефону прелиставате е-маилове, означите оне које требате да следите као непрочитане, тако да касније не заборавите да одговорите.

4. корак: Организујте се пре него што прочитате

На почетку сваке заказане сесије е-поште, сортирајте према пошиљаоцу да бисте уочили поруке од ВИП-ова (шефа, учитеља вашег детета), затим скенирајте редове предмета и обришите очигледне смеће.

Корак 5: Одговорите стратешки

Можете ли да пишете за две или мање минута? Учини то одмах, каже Еган. Ако е-маилу треба више времена, означите га како бисте могли да обрађујете током заказаног прозора касније тог дана или наредног јутра. Бојите се да ће дугачак одговор довести до извученог ланца е-поште? Време је да подигнем телефон.

Инсидер технички трикови

Побољшајте живот е-поште помоћу ових мало познатих алата које су предложили ИТ стручњаци код три водећа добављача е-поште.
Гмаил: Откажите слање
Нисте мислили погодити Сенд? Имате 30 секунди да вратите тај е-маил. Дакле, крените даље!

Како да: Идите на Поставке, а затим Лабс, а затим кликните на дугме Омогући у Одјави слање. Вхев!
Иахоо: Адреси за једнократну употребу
Ако мрзите да е-маил адресу дате насумичним веб локацијама, направите алтернативну адресу која усмерава поруке ка вашем стварном сандучићу. Ако резервна адреса постане нежељена пошта, можете је једноставно избрисати.

Како да: Идите до зупчаника у десном углу и кликните на Подешавања, затим Безбедност, а затим адресе за једнократну употребу.
Оутлоок.цом: Свееп
Ова функција омогућује вам да сметате сваку поруку у инбоку од једног пошиљатеља (рецимо, вашег бившег или Гроупон).

Како да: Отворите један од е-порука пошиљаоца, кликните на Обриши у врху екрана, а затим притисните Избриши све.