Радите мање, живите више и будите ефикаснији

Да ли мислите о времену као о непријатељу? Да ли осећате да дан нема довољно сати да прођете кроз своје листе обавеза? Радите ли стално, али сте и даље у заостатку са свиме? Да ли осећате да постоји јаз између вашег доприноса и резултата у смислу резултата и успеха?

Недавно сам прочитао књигу о принципу 80/20 и желео сам да поделим неке увиде из ње са вама. Они су релевантни за оне од нас који се боре са управљање временом, продуктивности-повезана питања и равнотежа између посла и приватног живота. Ин Принцип 80/20: Постигните више са мање, Рицхард Коцх – британски консултант, аутор и инвеститор – нуди јединствену перспективу на питање времена менаџмент. Његов приступ није баш прослава лењости, нити среће, прихватања или отпуштања. Уместо тога, Кох предлаже интелигентни, хиперфокусирани и смањени напори. Предлаже да радимо знатно паметније, а знатно мање.

Вероватно ћете бити упознати са принципом 80/20. Познат је и као Парето закон, и као принцип најмањег напора. У њему се наводи да изненађујуће мали удео напора и инпута (20%) доводи до 80% наших резултата. Другим речима, постоји изузетно једнострана дистрибуција инпута и исхода. Импликативно, принцип такође сугерише да је велика већина наших напора, времена и ресурса потпуно изгубљена. Природно смо склони да претпоставимо да већина наших напора резултира већином наших резултата. Али то веровање је заблуда.

Кохово обећање је да ако можемо да разумемо и искористимо овај принцип, можемо да генеришемо значајна побољшања у продуктивности и успеху – док такође радите мање: „Ако знате 20 процената узрока који дају 80 процената резултата, радићете много мање, више ћете уживати у животу и зарађивати много више новац.”

Принцип 80/20 заснива се на истраживању италијанског економисте Вилфреда Парета (1848–1923). Парето је посматрао обрасце расподеле богатства и прихода у Енглеској деветнаестог века. Није изненађујуће, открио је да су они били крајње неуравнотежени – односно да је 80% богатства било у поседу 20% становништва. Међутим, Парето није само открио да је богатство неуравнотежено, већ предвидљиво неуравнотежен.

Принцип 80/20 се примењује на предузећа и на привреде у целини. На пример, ако компанија зна да је 80% њеног прихода резултат 20% њених производа, или 20% њених клијената, или 20% специфичних активности, било би мудар да усмери већину ресурса и енергије на ових 20% који су најважнији. У ствари, реч „предузетништво“ сугерише управо то: израз је сковао француски економиста Жан-Баптист Сеј око 1800. Сеј је дефинисао предузетника као некога ко „премешта економске ресурсе из области ниже продуктивности у област веће продуктивности и приноса“.

Примена принципа на ваш лични живот

Принцип 80/20 је такође применљив у нашим приватним животима – може бити користан у погледу наших радних навика, управљања временом, односа и општег успеха. Преведено на психолошку област, такође можемо открити да отприлике 20% наших активности резултира у 80% наших срећа. То може бити време проведено са блиским пријатељима или породицом, или време проведено у природи, или обављање одређених активности. И у приватном животу можемо тражити мале инпуте који имају велике резултате. Можемо имати користи ако будемо много селективнији у погледу тога како проводимо своје време и са ким га проводимо.

Обично нисам љубитељ компјутерских метафора или економског језика и принципа преведених у домен психологије. На крају крајева, ми нисмо бизниси, нити смо машине. Размишљање о себи као о предузетничком ентитету такође није од помоћи. А продуктивност и ефективност као вредности саме по себи нису свети грал – упркос ономе што индустрија управљања временом покушава да нам каже. Више волим да тежим креативност а не продуктивност, која има индустријске конотације. Наш циљ не би требало да буде слепо да се оптимизујемо и да максимално повећамо свој учинак и ефикасност све трошкове, већ, радије, да будемо проницљиви у погледу онога што нам је заиста важно и да усредсредимо своју енергију на то то. Чак и ако побољшамо нашу ефикасност, оно што је заиста важно је и даље како користимо нашу ефикасност.

Ипак, ако погледамо даље од метафора улаза/излаза и оптимизације, можемо видети да оно о чему Кох говори јесте како да мудрије трошимо своје време и енергију. А Кох је заиста радикалан када је у питању време. Већина нас осећа недостатак времена, као да дан нема довољно сати. Сматрамо да увек има превише на нашим листама обавеза и једноставно нема довољно времена у дану да их прођемо. Кох тврди управо супротно: ми смо преплављени временом и расипни смо у његовом злоупотреби. Имамо више него довољно времена. Наш прави проблем је једноставно што га не користимо добро.

Требало би, предлаже он, радикално елиминисати све активности мале вредности. Ако можемо да идентификујемо 20% наших активности које су важне – у било којој сфери – можемо се фокусирати управо на то и отпустити 80% непродуктивних активности. Као последица тога, одједном ћемо имати на располагању много више слободног времена и времена за размишљање: „Ако удвостручимо наше време на наших најбољих 20 процената активности, можемо да радимо дводневну недељу и постигнемо 60 процената више од Сада."

Још један бонус таквог приступа је да када мање делујемо, више мислимо. И мислимо боље. Већина вредних креативних идеја долази нам када нисмо хиперзаузети или истакао, али у мирнијем, контемплативнијем и пријемчивом оквиру ума.

Али овде је и проблем са Коховом теоријом: већина нас јесте не потпуно аутономни господари нашег времена. Можемо имати децу, партнере и издржавана лица и хипотеке које морамо да платимо; можемо радити за друге људе или институције који диктирају наше листе обавеза и сила да трошимо своје време на непродуктиван начин. Такође можемо да радимо у тимовима и да будемо стално зависни од доприноса других људи.

Дакле, реалнији начин сагледавања принципа 80/20 био би настојање да га применимо унутар нашег круга контроле. То значи да будемо веома проницљиви у погледу онога што можемо, а шта не можемо да контролишемо, а затим да фокусирамо своју енергију на прво. Затим можемо применити принцип на активности и слободе које су јасно лоциране унутар нашег круга контроле.

Гледајући ближе радне навике и фокус задатака које можемо да контролишемо, можда бисмо желели да се запитамо следеће:

• Како да проведем своје време у обичном радном дану?

Нацртајте кружни графикон и дајте свакој активности процентуалне поене да бисте визуелно приказали увиде из ове вежбе. На пример, можете провести 20% свог времена радећи е-пошту, 30% похађајући састанке и позиве, 10% писати предлоге, 20% истражујући нове послове и 20% сурфујући вебом. Или бисте могли да проведете 50% својих дана путујући, 30% на састанцима са клијентима, а 20% са администратором. Или бисте могли да проведете 20% свог дана пишући, 20% цоацхинг, 40% се губи у мислима и на мрежи, а 20% се осећа кривим због ове чињенице и истражује начине да то не уради – као ја. 😊

Затим се запитајте:

• Које од мојих радних активности су најважније? Којих 20% заправо води до мојих успеха – како год да их дефинишемо?
• Како могу да потрошим више времена на активности које су заиста важне?
• А које од негенеративних активности могу да минимизирам? Које активности могу да кажем не у будућности?

Ово је, наравно, лакше рећи него учинити. Ипак је то веома корисна ментална вежба. На најосновнијем нивоу, 80/20 анализа радних навика које можемо да контролишемо може нам пружити компас – јасан осећај приоритета и знање о томе шта јесте, а шта није важно. Штавише, одбијање бесмислене запослености може бити изузетно ослобађајуће. Може нас ослободити да пронађемо креативније начине да радимо ствари и да проводимо своје време.

Коначна, али кључна тачка: време које штедимо применом принципа 80/20 на наше радне задатке НЕ треба поново улагати у рад. Поента ове вежбе је управо да се ради мање али паметније. Поента је да се ослободимо да правимо паузе, да се опустимо, да размишљамо, да само будемо, да се повежемо са другима и да радимо више хранљиве, енергичне, умирујуће ствари – све ствари због којих се осећамо живима и повезанима са нашим дубљим сврха.