Савети за управљање е-поштом од Продуцтивити Про

Сви се ослањамо на е-маил поруке за тренутну преписку - и уверење да је наш Амазон пакет у ствари на путу - а ипак је сигурно рећи да је прикучен претинац пристиглих порука непосредан стрес. Редовна провјера е-поште свакодневни је задатак којег је немогуће избјећи, и без обзира колико марљиви били у одговору на „одговорите свима“, одржавање уредног сандучета је лакше рећи него учинити.

ПОВЕЗАН:Како написати е-маилове на које заправо добијате одговоре

У настојању да боље управљамо нашим непримјереним примљеним порукама, питали смо стручњак за продуктивност и оснивач Инквелл Пресса, Тониа Далтон, да дели своје врхунске хакере за е-пошту који ће нас толико приближити Инбок Зеро-у.

1. Проверите пошту само 15 минута одједном

Према Далтону, можеш максимизирајте своју продуктивност провјером е-маилова укратко, 15-минутна рафала. „Изненадили бисте се колико е-маилова можете прочитати и одговорити на њих у кратком временском размаку када проверите примљене мапе у пакетима“, каже она. „Кључ је у подешавању тајмера, тако да знате када је ваше 15 минута истекло и када је време да пређете на други посао.“

2. Немилосрдно одјава

Појединачно брисање неважних билтена и обавештења о продаји може открити илузију продуктивност, али пуцање кроз исту нежељену пошту из недеље у недељу само повећава вашу е-пошту неефикасност. "Према закону, сви билтени морају садржавати везу за одјаву", каже Далтон. „Одвојите време да кликнете на ову везу и да пошаљете свој захтев за одјаву. То је инвестиција од 10 секунди која ће се исплатити у облику пристигле поште. "Далтон такође примећује да апликација или услуга за одјаву из е-поште нису неопходни за ослободите се пристигле поште због нереда. "Многи од тих програма заправо продају вашу адресу е-поште другим компанијама како би их задржали у послу", додаје она.

3. Додирните Е-поруке само једном

Далтон предлаже да предузмете кораке чим отворите поруку разматрајући 5 Д: Учините, делегирајте, обришите, одложите и одредите. "Брзо направите е-маилове за које су потребне мање од две минуте акције и делегирајте оне за које је потребна радња неког другог", каже она. Одмах одјавите претплату и обришите поруке које не захтевају никакву радњу и одложите оне нотификације за чије је обављање потребно више од две минуте. И на крају, пошаљите е-маилове који садрже релевантне информације у засебну мапу како бисте их лакше поставили у будућности.

4. Направите одговор на конзерве

Ако примите више порука које садрже сличне захтеве, Далтон саветује писање подразумеваног конзервираног одговора који можете прилагодити и изменити уз сваки одговор е-поште. "Сачувајте подразумевани одговор као један од потписа своје е-поште како бисте лако аутоматски испунили тело својих е-маилова", каже она.

5. Отворите Алиас налог да бисте сортирали пошту

Многе платформе за е-пошту (укључујући Гмаил) омогућавају вам да креирате алиас рачуне који се све уносе у једну пошту. "Постављао сам своје псеудонимске рачуне како бих се уносио у једну директорију", Далтон каже о тактици коју користи организовање рачуна и других критичних финансијских докумената. "Не бавим се ниједном од тих мејлова до петка ујутро, када посветим време да седнем и средим све своје финансије."