7 заповиједи етикета е-поште које свако треба слиједити

„Не одговарајте на све, осим ако свака појединац на листи дистрибуције не мора знати шта требате да кажете“, каже Аимее Симингтон, извршна директорица Финессе Ворлдвиде-а. Предлаже да прегледате имена на листи и одговорите само онима који заправо требају ваш одговор. То може значити одговор само пошиљаоцу или тројици од седам прималаца. А ако ваш менаџер или колега желе да вас копирају на нешто, поштујте њен захтев.
Промишљени одговори могу уштедјети другима време. „Било да су пословни или социјални разлози, људи ће се нервирати низом безначајних имејлови јер морају престати да их отварају “, каже Диане Готтсман, оснивачица протоколарне школе у ​​Тексасу. Зато размислите двапут пре него што одговорите свима са „Не могу“, следећи пут када будете позвани на ручак.

Добра тема тема помаже примаоцима да дају предност е-пошти, каже Лиззие Пост, суводитељица подцаста Авесоме Етикуетте. Шта год да урадите, не остављајте то празно. Када састављате тему, направите је специфичном и сажетом и пазите на свој правопис и граматику. „То је прво што човек примети“, каже Пост.

ПОВЕЗАН: Организовали сте свој радни живот у 5 једноставних корака
Пошто би тема требала одражавати садржај е-поште, стручњаци препоручују ажурирање линије теме како разговор пролази. Избегавајте редове предмета који би могли умањити хитност е-поште (помислите: „брзо питање“ на наслов а велики проблем на послу) или натерати некога да пропусти поруку за коју мисли да је већ прочитала, објашњава Готтсман. Предлаже да започнете нову нит ако се порука е-поште удаљила од оригиналне поруке.

Иако се стручњаци не слажу око одговарајућег времена за одговор на е-пошту, они се слажу да готово сваки емаил заслужује одговор. Ако ће вам бити довољан једноставан одговор („Схватио сам, хвала“ или „Звучи као добар план“), покушајте да одговорите чим прочитате е-пошту.
Понекад ће за е-пошту бити потребне информације које би могле потрајати неколико дана, али то не значи да вас људи могу оставити да висе. „Обавестите их да сте добили е-пошту и они ће вам се јавити када будете могли“, каже Симингтон.
И запамтите да користите поруку аутоматског одговора ако путујете или из канцеларије, додаје она, па други знају да не би требали очекивати одговор.

„Обавезно проследите правим људима из правих разлога“, каже Пошта. Пре него што проследите, процените осетљивост садржаја - који укључује прилоге и имена и контакт податке за све који су повезани са поруком. Неки би радије да им контакт подаци остану приватни. Ако нит садржи превише детаљних тачака дискусије, покрените нову е-пошту.

ПОВЕЗАН: Како се бавити 5 изузетно неугодних ситуација са колегама

Сви смо били тамо Вирус се ухвати и пре него што га сазнамо спамујемо деду везама које би свакога поцрвењеле. Ако примите оно што је очигледно вирус, обавестите жртву која можда није тајна онога што се догађа. „Само реци:„ Хтео сам да те обавестим да се ово дешава “, каже Симингтон. "То је лепо учинити."

Било би вам стало да оставите добар утисак, па зашто не бисте своју особу е-поште држали на истом стандарду? "Е-пошта је одраз вас и требало би је писати као писмо више од текста, а притом још увек имајте на уму сажетост", каже Симингтон. Проверите правопис, граматику и интерпункцијске знакове. Све капе означавају да вичете, а сва мала слова подразумевају да сте лењи. Превише фонтова, боја и осмеха може бити иритантно, додаје она.
Будите љубазни без покушаја претјеривања с хумором. "Грешите на опрезу, чак и ако имате смисла за хумор", каже Готтсман. Е-пошта се превише често збуни и не желите да се појављујете као непрофесионални, јер неко не жели вашу шалу.

Једна је ствар ако једете лежерни оброк с другом особом (а ноћ је сутра, а апсолутно не провјеравате е-пошту на вечери), пише Пост. Што се тиче састанака у канцеларији, то зависи. Ако колеге донесу телефоне или лаптопове у конференцијске сале како би приступили е-пошти током састанака, онда је то вероватно у реду. „Будите свесни да ће компаније у култури имати другачију политику око е-поште“, каже она. „Упознајте природу е-поште на свом послу како бисте били прикладни.“