Како написати ефективне е-поруке на послу

Ако сте икада добили е-поруку од колеге са превише детаљним упутствима, збрканим захтевима или начин укључено је превише непотребних прималаца, знате о важности ефикасне комуникације путем е-поште на послу. Е-поруке послане без организације или размишљања могу заправо ометати ток рада, углавном нервирају људе и узроковати погрешно комуницирање на који се други начин може избјећи.

Па како направити јасан, ефикасан емаил који ће постићи прави баланс између детаља и сажетка; онај који погађа све праве теме за све праве људе који су умешани? Прво морате знати када нешто треба послати путем е-поште - за разлику од директне поруке, лични састанак, или телефонски позив. Е-поруке су идеалне за слање дужих листа упутстава, пријављивање на пројекат или дељење датотека. Комуникација путем е-поште ће такође осигурати писмени запис свих важних разговора на које ћете морати касније да се обратите. Ево шест ствари које сви ефикасни писци е-поште ураде прије него што притисну „пошаљи“.

1. Максимизирајте линију предмета

Прво, прво ћете желети да прилагодите линију теме према поруци и / или вашем одговору. Да ли пишете некоме ко вам је послао е-пошту прошле недеље? Не повлачите стару неповезану поруку и притисните "одговор" - ваш прималац је заборавио тачно оно што су вам написали пре недељу дана. Помозите им да се оријентишете и саставите одговор са новом темом теме која одражава или нову тему или ваш одговор на њихову поруку (рецимо, „Позадина информације о нашем најновијем клијенту, Јане Дое "или" Упутства до наше нове куће у Цлевеланду "), каже Пегги Дунцан, експерт за личну продуктивност у Атланта Биће мање вјероватно да ћете збунити примаоца и вашу ће поруку бити лакше пронаћи касније.

Друго, будите конкретни. На пример, ево лоше / нејасне теме: „Састанак особља“. Сада, ево и бољег: „Молимо вас да овај прилог доведите у 14:00. састанак особља. “Када укључите појединости попут радње која је потребна или детаља где и када помажете примаоцу да одмах процени важност ваше поруке, каже Марсха Еган, аутор Инбок Деток и навика е-поште изврсности ($20; амазон.цом). Такође ће им помоћи да памте да заврше потребан задатак.

Нисте сигурни који би предмет требао бити? Размислите о кључним речи које бисте користили да бисте касније морали да пронађете е-пошту, каже Ницк Морган, аутор Да ли ме чујеш? Како се повезати са људима у виртуелном свету ($11; амазон.цом).

2. Дајте детаљна упутства

Јасноћа писаних упутстава може учинити или смањити ефикасност радне е-поште. Ако доделите одговарајуће задатке групи људи, рашчланите их по особи и употријебите тачке са метком како бисте свима тачно знали за шта вам треба помоћ, посебно.

3. Пажљиво бирајте примаоце

Напишите е-пошту пре додавања прималаца, каже Ванесса Ван Едвардс, ауторка књиге Одузети науци о успеху са људима ($12; амазон.цом). Ово не само да спречава ужасно случајно слање, већ ће вам омогућити и да додате примаоце на основу садржаја е-поште. Желите да избјегнете оне дуге ланце мултиперсон е-поште? Ако вам треба неколико људи да бисте нешто коментирали, као што је документ, размислите о стварању заједничке шаљу датотека (попут Гоогле документа), где свако може да предложи измене у једном простору без слања хиљаде е-маилови

ПОВЕЗАН:Све што бисте требали (а не бисте требали) укључити у е-пошту изван уреда

4. Изрежите језик за одводњавање

Пошаљите е-пошту о снафу који треба поправити? Уместо да поетикујете поетично о томе какав је то потез или чија је грешка, усредсредите се на потребне акције да реши проблем. На пример, уместо да каже: „Клијент има проблем са нашом презентацијом, и то ће бити тешко је поправити, "покушајте", волео бих вашу помоћ да поправите нешто што је клијент изнео током нашег позива. "Ово учиниће давање негативних повратних информација или захтевање непријатних задатака путем е-поште што је ефикасније.

5. Укључите упуте за одговор

Чак и када ваш е-маил не захтева одговор („Бићу код лекара у наредна два сата“ или „Можете да укључите свој извештај сутра уместо данас “), многи људи се осећају обавезним да то признају с„ ОК “или„ Тханкс “. напоље. „Ако не желите да се јавите, на крају поруке укључите„ Није потребан одговор “, каже Дунцан. „Уштедавате време на оба краја и спречава бескорисне поруке е-поште да се затрпају у кутије.“ Такође, не оклевајте да напишете „Хвала унапред“ када неком постављате питање. Спријечиће вас да не дођете у искушење да пошаљете једносмјерни “Хвала” када особа напише одговор.

6. Не схватајте превише лично

"Е-пошта је за чињенице, а не за осећаје", каже Еган. Због недостатка говорне фракције и говора тела у дигиталној коресподенцији, извесно лако могу бити осећаји - како се осећате према сараднику, шта мислите о сусједовој забави - погрешно тумачено. Ако желите да поставите осетљиво (или мање него позитивно) питање, назовите их уместо тога.

ПОВЕЗАН:7 заповиједи етикета е-поште које сви требају слиједити

• Аутор: Цаилин Харрис

• Аутор: Андра Цхантим

• Маггие Сеавер